Kontorssamordnare

Vill du vara med och skapa de bästa förutsättningarna för en likvärdig utbildning? Vi på Specialpedagogiska skolmyndigheten, SPSM, arbetar för att alla barn, elever och vuxenstuderande med funktionsnedsättning ska nå målen för sin utbildning. Vi driver egna specialskolor på olika orter i Sverige. Vi erbjuder också stöd till förskolor och skolor i hela landet för att tillsammans skapa lärmiljöer som är utvecklande och tillgängliga. Dessutom fördelar vi statsbidrag och utvecklar läromedel. Tillsammans röjer vi hindren!

Vi hoppas att du som söker, med din bakgrund och din kompetens, kan bidra till att öka vår mångfald.

Vi arbetar engagerat för att allas lika värde ska bli verklighet. Tillsammans använder vi samarbete och kompetens för att lösa uppdrag. Att utveckla ledarskapet och att öka mångfalden är några saker som just nu finns på vår agenda. Tillsammans bidrar vi till hållbarhet i samhället ekonomiskt, socialt och miljömässigt. Mer om vad vi erbjuder kan du läsa på www.spsm.se/ledigajobb

Verksamhetsområde Stöd och styrning arbetar med ett effektivt internt stöd och en god intern styrning och kontroll. Vi utvecklar vår verksamhet för ett hållbart samhälle. Rättsfrågor, processtöd, ekonomi, verksamhetsstyrning, personalfrågor, kompetensförsörjning, IT-frågor, internservice, upphandling och lokalförsörjning finns i verksamhetsområdet.

Den här rollen tillhör Samordningsenheten som är en bred enhet med många olika kompetenser och uppdrag. Du erbjuds ett flexibelt och självständigt arbete tillsammans med härliga kollegor. 

Samordningsenheten är en bred enhet med många olika kompetenser och har sin verksamhet huvudsakligen i Härnösand, Solna och Göteborg. Samordningsenheten är en av stödenheterna inom verksamhetsområdet Stöd och Styrning och har cirka 25 medarbetare. Enheten ansvarar för tjänster inom lokalförsörjning, miljöledning, säkerhet, dataskydd, intern service, kontaktcenter, administrativt stöd till beslutandenämnd och metodstöd i processutveckling. Den tilltänkta placeringsorten för denna tjänst är Härnösand.

ARBETSUPPGIFTER Som Kontorssamordnare arbetar du med att säkerställa att våra kontor runt om i landet arbetar enligt gemensamma rutiner och strukturer, samt att den lokala förvaltningen fungerar effektivt. Du kommer vara länken mellan verksamheten, våra samlokaliserade myndigheter, platsansvariga och centrala stödfunktioner. Du tar fram och utvecklar årshjul, rutiner och aktiviteter, du bidrar till ordning, likvärdighet och utveckling. Du bokar förvaltningsmöten och skriver protokoll, du gör uppföljning och återrapportering. Tjänsten kan komma att innebära ett visst arbetsmiljöansvar.

Rollen kombinerar strategiskt utvecklingsarbete och operativ samordning vilket innebär att:

·      Skapa struktur och förutsättningar för att rutiner och lagkrav efterlevs på alla kontor

·      Stötta platsansvariga i deras uppdrag kring lokal förvaltning och arbetssätt

·      Säkerställa att kontoren arbetar likvärdigt nationellt

·      Följa upp, återrapportera och identifiera förbättringsområden.

Fler exempel på arbetsuppgifter är:

·      Skapa förutsättningar för att rutiner går att följa på ett enkelt sätt

·      Identifiera behov och utvecklingsområden

·      Samla in behovsunderlag inför upphandlingar (till exempel tjänster, kontorsutrustning, kontorslösningar)

·      Säkerställa att information och beslut når rätt personer lokalt.

KVALIFIKATIONER Vi söker dig som har

·      Fullständig gymnasieutbildning 

·      Erfarenhet av samordnande eller koordinerande roll i offentlig sektor eller annan erfarenhet som arbetsgivaren bedömer likvärdig 

·      Dokumenterad erfarenhet av arbete med fysisk arbetsmiljö på kontor

·      Erfarenhet att ta fram underlag, sammanställningar och beslutsstöd

·      Erfarenhet av arbete i organisation med flera enheter/orter i offentlig sektor

·      Erfarenhet att arbeta med processer, rutiner och struktur

·      Erfarenhet av att arbeta med tillgänglighetsfrågor

·      Erfarenhet av att arbeta med kris- och försäkringsfrågor för kontor

·      Mycket god förmåga att uttrycka dig i tal på svenska alternativt svenskt teckenspråk samt skrift på svenska.

Det är meriterande om du har 

·      Erfarenhet av arbete med brandskydd och kemikaliehantering 

·      Erfarenhet av att arbeta nära stödfunktioner (IT/HR/ekonomi/lokaler etcetera.)

·      Erfarenhet av att arbete med kontor som är samlokaliserade med annan verksamhet.

Personliga egenskaper

·      Du trivs med att arbeta i grupp men också att driva ditt arbete självständigt inom ditt ansvarsområde 

·      Du arbetar strukturerat och noggrant samtidigt som du har förmåga att prioritera och arbeta med flera parallella uppdrag

·      Du är samarbetsorienterad och har ett positivt bemötande

·      Du är lösningsorienterad och har en stark kommunikativ förmåga

·      Du engagerar dig i vårt arbete med ständiga förbättringar och med dina erfarenheter bidrar till utvecklingsarbete.

Stor hänsyn tas till personlig lämplighet.

ÖVRIGT Provanställning på 6 månader tillämpas.

Vi vill att du ska ha en bra balans mellan arbete och fritid. Därför har du möjlighet att arbeta en viss del på distans, om verksamheten tillåter det och i samråd med din chef.

Utdrag från belastningsregistret ska visas upp inför anställning.

I händelse av samhällskris kan du komma att arbetsledas mellan myndighetens verksamhetsområden utifrån din placeringsort.

Inför rekryteringsarbetet har vi tagit ställning till rekryteringskanaler och marknadsföring. Vi undanber oss denna gång alla erbjudanden om annonserings- och rekryteringshjälp.